Auch im Ruhestand gilt: Wer eine Steuererklärung abgibt, muss die Belege dafür bereithalten. Denn das Finanzamt darf nachprüfen, und ohne Nachweis gibt es keinen Abzug.

Viele Rentnerinnen und Rentner glauben, mit dem Ende des Berufslebens sei auch das Thema Steuerbelege erledigt. Das stimmt nur zum Teil. Zwar fallen Lohnsteuerbescheinigung und Werbungskosten weg, doch die Rente selbst ist steuerpflichtig, und zahlreiche Ausgaben lassen sich absetzen. Wer die Belege nicht mehr hat, verschenkt Geld, oder bekommt im Fall einer Prüfung Ärger.

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Die Rente ist der Ausgangspunkt

Ein Großteil der Rentner muss inzwischen eine Steuererklärung abgeben, weil die gesetzliche Rente einen steuerpflichtigen Anteil hat. Dieser Anteil steigt seit Jahren schrittweise an. Die Rentenversicherung meldet die Zahlungen dem Finanzamt, daher sollte der Jahresbescheid oder die Mitteilung über die Rentenhöhe im Original oder digital gespeichert werden. Diese Unterlagen sind der Startpunkt jeder Erklärung.

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Die wichtigsten Unterlagen im Überblick

1. Rentenbescheide und Rentenanpassungsmitteilungen: Sie belegen Höhe und Beginn der Rente. Außerdem zeigen sie, welcher Betrag als Beitrag zur Krankenversicherung abgezogen wurde.

2. Nachweise über Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge: Beiträge zur Basisabsicherung in der Kranken- und Pflegeversicherung sind als Sonderausgaben absetzbar. Rentner erhalten dazu in der Regel eine Jahresbescheinigung der Kasse. Bei privater Versicherung gehören auch die Beitragsrechnungen dazu. Gerade hier lohnt sich ein Blick auf die Abrechnungen, denn die Beiträge sind oft der größte abzugsfähige Posten.

3. Zahlungen aus Betriebsrenten, privaten Renten und Versicherungen: Betriebsrenten, Riester- oder Rürup-Verträge und Leibrenten werden teils unterschiedlich besteuert. Die jährlichen Mitteilungen der Versicherer sollten daher vollständig aufgehoben werden.

4. Belege über Kapitalerträge: Zinsen, Dividenden und Fondsausschüttungen müssen angegeben werden. Die Jahresbescheinigung der Bank ist deshalb wichtig, ebenso die Steuerbescheinigung über einbehaltene Kapitalertragsteuer.

5. Nachweise über Krankheits- und Pflegekosten: Medizinische Kosten, die die zumutbare Belastung übersteigen, sind absetzbar. Dazu gehören Rechnungen für Medikamente, Zuzahlungen, Brillen, Zahnersatz, Hilfsmittel und Fahrten zur Behandlung. Wer Pflegeleistungen zahlt, sollte die Rechnungen und Nachweise über die Pflegebedürftigkeit aufbewahren.

6. Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen: Ob Putzhilfe, Gartenpflege oder Handwerkerrechnung: Für Steuerermäßigungen braucht es die Rechnung und den Zahlungsnachweis, also Überweisungsbeleg oder Kontoauszug. Barzahlungen ohne Beleg werden nicht anerkannt. Für Handwerkerleistungen am eigenen Haus gilt außerdem eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren für die Rechnung (§ 14b UStG, Bekämpfung von Schwarzarbeit).

7. Spendenquittungen: Spenden an gemeinnützige Organisationen werden nur mit einer Zuwendungsbestätigung berücksichtigt.

8. Unterlagen zu Immobilien: Wer eine Immobilie besitzt oder vermietet, braucht Kaufvertrag, Nebenkostenabrechnungen, Rechnungen für Modernisierungen und Belege über Zinsen. Bei einem späteren Verkauf sind diese Unterlagen oft entscheidend für die Frage, ob Steuer anfällt.

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Wie lange die Belege aufbewahrt werden sollten

Für reine Privatpersonen gibt es keine allgemeine gesetzliche Pflicht, Belege vier Jahre aufzubewahren. Die umfassenden Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung treffen vor allem Gewerbetreibende und Selbstständige; für Privatleute gelten nur Ausnahmen, etwa bei sehr hohen Gewinnen aus unternehmerischer Tätigkeit. Praktisch maßgeblich ist die steuerliche Festsetzungsfrist von in der Regel vier Jahren nach Ende des Jahres, in dem die Steuer entstanden ist. Solange das Finanzamt einen Bescheid noch ändern kann, etwa bei nachträglich bekannt gewordenen Fehlern oder in einem Einspruchsverfahren, sollten die Belege griffbereit sein. Empfehlung:

- Steuerbescheide und Belege für die Erklärung: mindestens vier Jahre, besser länger, weil Nachforderungen oder Korrekturen zu jeder Zeit im Rahmen der Frist möglich sind.

- Belege zu Immobilien: bis mindestens zehn Jahre nach dem Verkauf. Wer innerhalb von zehn Jahren nach dem Kauf verkauft, muss einen Gewinn unter Umständen versteuern (Spekulationsfrist). Anschaffungs- und Renovierungskosten lassen sich nur mit lückenlosen Belegen gegenrechnen.

- Krankheits- und Pflegekosten: mindestens vier Jahre, auch wenn sie spät eingereicht werden.

Wer ohnehin Unterlagen über Jahrzehnte sammelt, sollte nicht riskieren, die relevanten Nachweise zu früh zu entsorgen.

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Häufige Fragen

Muss ich als Rentner immer eine Steuererklärung abgeben?

Nein. Die Pflicht besteht vor allem dann, wenn die Einkünfte den Grundfreibetrag übersteigen oder bestimmte Zusatzeinkünfte vorliegen. Auch wer zu viel Steuer gezahlt hat, kann freiwillig eine Erklärung abgeben und die Erstattung holen. Das ist in der Regel für die letzten vier Jahre möglich.

Wie lange muss ich Belege für die Steuererklärung aufbewahren?

Empfohlen werden mindestens vier Jahre, weil das Finanzamt einen Bescheid in dieser Zeit noch ändern kann. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht besteht für Privatpersonen dafür nicht. Handwerkerrechnungen für Arbeiten am eigenen Haus müssen Privatpersonen dagegen gesetzlich zwei Jahre aufbewahren. Bei Immobilien sollten die Unterlagen bis mindestens zehn Jahre nach dem Verkauf aufgehoben werden.

Kann ich meine Krankenversicherungsbeiträge von der Steuer absetzen?

Ja. Beiträge zur Basisabsicherung in der Kranken- und Pflegeversicherung sind als Sonderausgaben absetzbar. Die Jahresbescheinigung der Krankenkasse oder des privaten Versicherers reicht als Nachweis aus.